Personal assistant

Introductie

Het bedrijf staat voor ondernemings-, sport- en strafrecht. Het kantoor is een warme en hechte groep van 22 advocaten die kan rekenen op een toegewijd administratief kader.

Agendabeheer en termijnbewaking in een druk advocatenkantoor is een kerntaak die piekfijn moet waargenomen worden.

We zijn dan ook op zoek naar een gemotiveerde Personal assistant die met de grootste zorg en met de glimlach onze klanten telefonisch onthaalt en structuur weet aan te brengen en te behouden in de dossiers zodat onze advocaten niets over het hoofd zien.

Functie

Je vormt het aanspreekpunt van onze klanten en advocaten, zodat jij het uithangbord bent van de stijl en waarden van ons kantoor en de klanten een warm, professioneel en discreet onthaal verzekert.

Je werkt rechtstreeks voor een van de vennoten en partners van het kantoor in de afdeling ondernemingsrecht. 

Je beheert de agenda van vijf advocaten en attendeert hen op belangrijke afspraken en zorgt ervoor dat de benodigde documenten steeds ordelijk en volledige aanwezig zijn.

Het overige takenpakket bestaat uit:

  • Proactieve administratieve ondersteuning van advocaten
  • Agendabeheer: termijnbewaking, afspraken en vergaderingen organiseren
  • Verwerken van briefwisseling en mailverkeer; gestructureerd benoemen en klasseren
  • Telefonische dienstverlening aan klanten in afwezigheid van advocaten
  • Uitwerken van brieven, legale documenten, dictaten en samenstellen van stukkenbundels
  • Financiële stand van dossiers beheren en opvolgen
  • Dossiers ordenen, controleren of alle documenten aanwezig zijn, klasseren en archiveren.

Profiel

  • Een bacheloropleiding in juridische administratie, rechtspraktijk, officemanagement of een soortgelijke ervaring opgebouwd hebben
  • Relevante ervaring in een juridische omgeving is een pluspunt
  • Verzorgde, foutloze en efficiënte communicatie mondeling en schriftelijk in NL, FR, EN
  • Computervaardig met goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel) en kennis van Themis (advocatensoftware) is een pluspunt
  • Stress-resistent en productief met deadlines omgaan en prioriteiten stellen
  • Proactief, met zin voor initiatief en met oog voor detail
  • Organisatorisch sterk en oplossingsgericht
  • Flexibel, zowel naar werkuren als naar takenpakket

Aanbod

  • Zeer snelle opstart voor een voltijdse tewerkstelling
  • Boeiende werkomgeving in een dynamisch kantoor met enthousiaste collega’s en alle nodige faciliteiten in een prachtige groene omgeving op een steenworp van Gent centrum
  • Uitdagende zelfstandige functie met een gevarieerd takenpakket
  • Competitief loon aangevuld met maaltijdcheques
  • 40-urenwerkweek van 09u.00 tot 18u.00 met 1 uur middagpauze

 

https://www.vindazo.be/vacatures/personal-assistant.html