Personal assistant advocatenkantoor

Introductie

Het bedrijf staat voor ondernemings-, sport- en strafrecht. Het kantoor is een warme en hechte groep van 22 advocaten die kan rekenen op een toegewijd administratief kader.

Agendabeheer en termijnbewaking in een druk advocatenkantoor is een kerntaak die piekfijn moet waargenomen worden.

We zijn dan ook op zoek naar een gemotiveerde Personal assistant die met de grootste zorg en met de glimlach onze klanten telefonisch onthaalt en structuur weet aan te brengen en te behouden in de dossiers zodat onze advocaten niets over het hoofd zien.

Functie

Je vormt het aanspreekpunt van onze klanten en advocaten, zodat jij het uithangbord bent van de stijl en waarden van ons kantoor en de klanten een warm, professioneel en discreet onthaal verzekert.

Je werkt rechtstreeks voor een van de vennoten en partners van het kantoor in de afdeling ondernemingsrecht.

Je beheert de agenda van vijf advocaten en attendeert hen op belangrijke afspraken en zorgt ervoor dat de benodigde documenten steeds ordelijk en volledige aanwezig zijn.

Het overige takenpakket bestaat uit:

Proactieve administratieve ondersteuning van advocaten
Agendabeheer: termijnbewaking, afspraken en vergaderingen organiseren
Verwerken van briefwisseling en mailverkeer; gestructureerd benoemen en klasseren
Telefonische dienstverlening aan klanten in afwezigheid van advocaten
Uitwerken van brieven, legale documenten, dictaten en samenstellen van stukkenbundels
Financiële stand van dossiers beheren en opvolgen
Dossiers ordenen, controleren of alle documenten aanwezig zijn, klasseren en archiveren.

Profiel

Een bacheloropleiding in juridische administratie, rechtspraktijk, officemanagement of een soortgelijke ervaring opgebouwd hebben
Relevante ervaring in een juridische omgeving is een pluspunt
Verzorgde, foutloze en efficiënte communicatie mondeling en schriftelijk in NL, FR, EN
Computervaardig met goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel) en kennis van Themis (advocatensoftware) is een pluspunt
Stress-resistent en productief met deadlines omgaan en prioriteiten stellen
Proactief, met zin voor initiatief en met oog voor detail
Organisatorisch sterk en oplossingsgericht
Flexibel, zowel naar werkuren als naar takenpakket

Aanbod

Zeer snelle opstart voor een voltijdse tewerkstelling
Boeiende werkomgeving in een dynamisch kantoor met enthousiaste collega’s en alle nodige faciliteiten in een prachtige groene omgeving op een steenworp van Gent centrum
Uitdagende zelfstandige functie met een gevarieerd takenpakket
Competitief loon aangevuld met maaltijdcheques
40-urenwerkweek van 09u.00 tot 18u.00 met 1 uur middagpauze

https://www.vindazo.be/vacatures/personal-assistant.html

Veelgestelde vragen

Wat zijn de belangrijkste taken van een Personal assistant in dit kantoor?▼

Je beheert de agenda van vijf advocaten, verzorgt agendabeheer en termijnbewaking, verwerkt briefwisseling, biedt telefonische dienstverlening en ordent dossiers. Ook zorg je voor administratieve ondersteuning en het beheer van financiële dossierstand.

Welke ervaring wordt verwacht voor deze Personal assistant functie?▼

Een bacheloropleiding in juridische administratie, rechtspraktijk of officemanagement is gewenst. Relevante ervaring in een juridische omgeving is een pluspunt, evenals kennis van advocatensoftware zoals Themis.

Welke taalvaardigheden zijn nodig?▼

Je moet verzorgd en foutloos kunnen communiceren in Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Dit is essentieel voor de communicatie met klanten en collega's.

Wat zijn de werkvoorwaarden voor deze baan?▼

Het betreft een voltijdse tewerkstelling van 40 uur per week van 09:00 tot 18:00 met 1 uur middagpauze. Je ontvangt een competitief loon aangevuld met maaltijdcheques en snelle opstart.

In welk rechtgebied zal ik werkzaam zijn?▼

Je werkt rechtstreeks voor een vennoot in de afdeling ondernemingsrecht. Het kantoor specialiseert zich in ondernemings-, sport- en strafrecht met 22 advocaten.